En una época en la que todo se ha vuelto digital, tendemos a almacenar documentos y más documentos como si nuestra capacidad fuera infinita. Si en casa el tema ya se nos puede descontrolar, imaginad en una empresa con cientos de usuarios guardando ficheros en la red cada día. Nadie quiere borrar nunca nada, y la tendencia general es duplicar, triplicar o cuadruplicar el mismo archivo en distintas carpetas.
Para resolver la duplicidad, las cabinas de almacenamiento modernas ya incorporan servicios de deduplicación: eliminan los datos repetidos y, mediante un sistema de punteros, guardan una sola copia pero la siguen mostrando en todas las ubicaciones, optimizando así el consumo de disco. Pero al final puede que no sea suficiente, y con el tiempo los volúmenes acaban llenándose igualmente.
Volviendo a la manía de guardarlo todo, acabamos encontrando documentos desde 1990 hasta hoy de los que en realidad solo se usa un 40% (siendo optimistas). El resto no se puede eliminar sin más: hay que conservarlo, pero quizá no hace falta que esté en su ubicación original, donde además de ocupar un espacio valioso alarga cada día la copia de seguridad. Mejor hacer un par de copias y dejarlos archivados en algún sitio de acceso rápido, por si en el futuro hay que consultar o recuperar alguno.
Archivar documentos antiguos no es tan sencillo. La primera tentación de mucha gente es buscar en Internet algún programa mágico que lo haga marcando un par de opciones y pulsando «Aceptar». No sé si existe algo tan bonito; si existe, yo no lo conozco. Lo que sí existe es un programa de consola completísimo que nos permitirá hacerlo de forma segura y eficiente: robocopy. Es un comando de los sistemas operativos de Microsoft, que nació en el Kit de recursos, y que sirve para copiar con un montón de opciones y acciones adicionales que el copy normal no tiene.
Cómo lo he archivado yo
Primero he hecho una copia completa del volumen en un soporte magnético (cinta de backup) para tener ese seguro en la caja fuerte. Después he creado un volumen más pequeño que el original donde moveré los archivos antiguos; allí los mantendré ocultos uno o dos meses para poder recuperar datos en cuestión de segundos si hace falta. Además, he preparado un disco duro USB donde haré otra copia de los ficheros movidos, que pienso conservar indefinidamente para recuperarlos o consultarlos rápidamente en el futuro. Hoy en día el coste de un disco de 250 o 500 GB es ridículo y, con una caja USB 3.0, por poco dinero me aseguro de poder recuperar datos fácilmente.
Robocopy tiene muchísimos parámetros y opciones. Los que he usado en mi caso son estos:
/s: copia los subdirectorios./e: copia los subdirectorios aunque estén vacíos./minage:N: antigüedad mínima en días; excluye los ficheros de menos de N días./copyall: copia todas las propiedades del fichero, como las fechas de creación y modificación o los permisos NTFS./mov: mueve los ficheros, borrándolos del origen y dejando solo la copia en el destino./log:xxxx.txt: guarda un registro de todas las acciones en un fichero de texto./xd Directorio: directorios de origen que se omitirán durante el proceso.
Muy importante: antes de ejecutar el comando definitivo, añadid el parámetro /l. Hace una simulación completa en la que veréis qué pasará cuando lo ejecutéis de verdad.
Al final, el comando ha quedado así:
robocopy s: y: /s /e /minage:1699 /copyall /mov /log:log_robocopy.txt /xd "S:\Carpeta 1" "S:\Carpeta 2" "S:\Carpeta que no toco 3" "S:\Carpeta que no toco 4"
Traducción hecha con ayuda de IA a partir del artículo original.